Nikt z nas nie był przygotowany na sytuację jaka została wykreowana przez pandemię Covid-19. Wielu szefów stanęło przed wyzwaniami z jakimi wcześniej nie mieli styczności. Do czasów pandemii zarządzanie oparte się na 4 podstawowych filarach: planowaniu, organizowaniu, delegowaniu i rozliczaniu w rzeczywistości, w której z pracownikami można było spotkać się w dowolnej chwili zapraszając ich na spotkanie operacyjne. Obecnie wiele innych firm stanęła wobec wyzwania jak zorganizować pracę w systemie zdalnym. Choć jesteśmy przyzwyczajeni do jednostkowych przypadków pracy z domu to zarządzanie zadaniami zespołu z domu może generować wiele trudności.Na potrzeby tego artykułu zapytałem znajomych menadżerów i szefów firm z różnych branż w jaki sposób radzą sobie z zarządzaniem na odległość w czasach pandemii
Transparentne oczekiwania
Efektywna praca zdalna to przede wszystkim stały kontakt z pracownikami. W tym aspekcie ważne jest wspólne analizowanie problemów i wyciąganie wniosków. Dlatego bardzo ważne jest określenie zasad współpracy w systemie zdalnym. Kluczowe jest ustalenie transparentnych oczekiwań szefa wobec zespołu, czyli słynne już expose. Ważne jest, aby każdy z członków zespołu wiedział co ma robić, aby w finalnie działania poszczególnych członków zespołu składały się w jedną spójną całość.
Więcej odpowiedzialności i mniej kontroli
Wydawać by się mogło, że skoro pracownicy pracują zdalnie to szef powinien wdrożyć więcej narzędzi kontrolujących. Uzasadnia to fakt, że szefowie w takim systemie pracy tracą kontrolą nad działaniami pracownika. Praca w systemie partnerskich relacji i dodatkowo w czasie ograniczonych kontaktów osobistych uwalnia potencjał kreatywności, który może wziąć odpowiedzialność za realizację obowiązków.
Praca w systemie zdalnym wymaga od szefa innego podejścia do delegowania. Szef powinien określić jaki wyników oczekuje od pracownika. Ten z kolei może wykazać się skutecznością działania.
Włączone kamery w trakcie spotkań zdalnych
Odpowiednia komunikacja to w dużej mierze również jej aspekt pozawerbalny. Odczytywanie mimiki twarzy oraz pozawerbalnego języka jest istotne z punktu widzenia utrzymania uważności i bycia „tu i teraz”. Zapraszając pracowników na spotkanie zdalne poproś w zaproszeniu o włączenie kamer a dołączając do spotkania sam miej ją włączoną. Dzięki temu utrzymasz lepszą relację z pracownikami i będziesz miał pewność, że po drugiej stronie komputera jest osoba odpowiednio zaangażowana w spotkanie.
Wiele kanałów komunikacji
Istotą pracy zdalnej jest dobra komunikacja, zaufanie w zespole i poczucie, że choć pracujemy na odległość, to zawsze możemy na siebie liczyć. W normalnej, poza „covidowej” rzeczywistości korzystanie z wielu kanałów komunikacji może utrudniać pracę, jednak tak jaki wspomniałem wcześniej pracujemy z sytuacji bardzo odbiegającej od normalności. Bądź dostępny pod telefonem, na komunikatorach internetowych i co bardzo ważne odpowiadaj na maile. Ważne jest także bieżące, częstsze informowanie pracowników – ale i przełożonych – o postępie prac, trudnościach lub konieczności podjęcia decyzji.
Zadbaj o precyzyjne przekazywanie komunikatów
W komunikacji na odległość łatwo o przeinaczenie znaczenia słów oraz wynikające z tego nieporozumienia. Dlatego zadbaj o to, aby przepływ informacji w Twoim zespole był sprawny i pozbawiony niedopowiedzeń.Dobrym pomysłem jest podsumowanie każdej rozmowy podczas wideokonferencji za pomocą notatki (funkcja notatek dostępna jest w Teams), w której będą zawarte wszelkie kluczowe ustalenia i podział obowiązków. Zachowaj ciągłość komunikacji korzystając z kanałów tematycznych utworzonych do konkretnych tematów spotkań. Dzięki temu łatwiej będzie odszukiwać ustalone zadania i mieć porządek w historii przeprowadzonych wcześniej spotkań.Pisz prostym językiem i zwracaj się bezpośrednio do konkretnych osób, które wyznaczasz do wypełnienia danych zadań. Pamiętaj też o tym, że pracownicy powinni mieć podobny dostęp do wszystkich informacji na temat pracy całego zespołu. Jeśli każdy będzie wiedział, czym w danym momencie zajmuje się kolega, wówczas cały zespół zyska pełny obraz sytuacji.